junokai Tipp der Woche – KW08 2020

Mehr Mut zu „Remote Teams“


Der europäische und insbesondere der deutsche Arbeitsmarkt hat sich in den letzten Jahren zu einem „Arbeitnehmer-Arbeitsmarkt“ entwickelt. Qualifizierte Arbeitskräfte werden zuweilen intensiv umworben. Dieser Trend zwingt Unternehmen die geografischen Barrieren zu durchbrechen, um ortsunabhängig an qualifizierte Arbeitskräfte zu gelangen. Manche Unternehmen eröffnen neue Standorte, um Zugang zu neuen Arbeitskräften zu bekommen. Manche setzen auf Konzepte wie Work@home bzw. „Work Anywhere“.

Sowie die ursprüngliche Barriere des E-Commerce gegenüber dem stationären Handel, so auch die gedankliche Barriere in Bezug auf Work@home. Viele etablierte Unternehmen haben Grundsätze, die sie gedanklich daran hindern, einen solchen Schritt zu gehen. Viele fragen sich, ob „Remote Teams“ genauso gut entwickelt werden können. Außerdem bleibt ein Teilbedürfnis der Führungskräfte „die Kontrolle über der Fläche“ zu behalten.

„Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“
(evtl. Vladimir Ilyich Ulyanov („Lenin“))

Unternehmen, die den Schritt „Work Anywhere“ gehen wollen, sollten in erster Linie das Unternehmen auf eine derartige Veränderung vorbereiten und auf folgende Faktoren achten:

  1. IT-Infrastruktur
  2. Organisationsstruktur (Linienorganisation, Aufgaben & Rollen)
  3. Personalpolitik (Anforderungen und Führungsstil)
  4. Qualität- & Performancemanagement
  5. Kulturwandel über alle Funktionsbereiche und Karrierelevels

Eine Nichtbeachtung dieser Faktoren mündet meistens in ein Scheitern des gesamten Programms.

  1. IT Infrastruktur

„Work Anywhere“ stellt in erster Instanz eine Herausforderung für die IT dar. Datenschutz und Sicherheit gelten als die erste Herausforderung, die es zu überwältigen gilt. Dazu gehören u.a. Zugriffsrechte auf interne Systeme aus externen Netzwerken, Sicherstellung der datenschutzgerechten Behandlung von sensiblen Daten, Qualitätssicherung der Systeme, etc.

Des Weiteren werden Kollaborations- und Kommunikationsinstrumente benötigt, die den Teams den Zugriff auf Projektdaten und Arbeitsmittel, sowie den Informationsaustausch und Remote-Meetings ermöglichen.

  1. Organisationsstruktur

Ein häufiges Konstrukt ist und bleibt die Matrix-Organisationsstruktur, sodass fachliche und administrative Führung getrennt bleiben. Trotzdem gefährdet eine unvorbereitete Organisation den Erfolg von Remote Working. Anpassung der Organisationsstruktur ist kein Schritt, der zum Zwecke von Remote-Teams angestoßen wird. Vielmehr sind Remote-Teams ein Aspekt innerhalb einer Veränderung in der Organisationsstruktur. Silos in den Funktionsbereichen werden aufgebrochen. Es entsteht eine offene funktions- und abteilungsübergreifende Kommunikation. Die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams muss auf Vertrauen und Eigenverantwortung im Kern des Verhaltens aufgebaut werden – so erfordern die Remote-Teams einen anderen Führungsstil. „Work Anywhere“ geht häufig mit Um- und Ausbau von Training- & Quality-Funktionen einher.

Hier sollten folgende Maßnahmen weiterhelfen:

  • Ein Workshop oder Seminar für die Führungskräfte stattfinden, um sie auf die Herausforderungen in der remote Führung von Teams vorzubereiten
  • eLearning Module für Onboarding und Zertifizierungen
  • Errichtung von Wissens-/Expertise-Hubs
  • Schaffung von Foren / Kommunikationsformaten, um das Teamgefüge zu stärken
  1. Personalpolitik

Wie soeben beschrieben, ist das Überdenken des Führungsstils und die Wichtigkeit von bestimmten Verhaltenszügen für das Konzept „Work Anywhere“ von höchster Bedeutung. Das wiederum hat direkten Einfluss auf die Anforderungen in der Beschaffung und im Management von Personal. Ob situative Interviews, Assessment Center, Einführung von Zertifizierungen on-the-job, oder andere Instrumente – die Charaktermerkmale des Kandidaten bekommen eine gravierendere Bedeutung als je zuvor.

Auswahlkriterien werden verstärkt auf intrinsisch-orientierte Kandidaten ausgelegt. Kriterien wie Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung, Entscheidungsfähigkeit, proaktives Wesen rücken noch weiter in den Vordergrund – erlernbare Fähigkeiten rücken noch weiter in den Hintergrund.

Der Führungsstil verändert sich von einem „Task Manager“ hin zu einem „Enabler“. Die Führungsrolle als „Verwalter“ und „Delegator“ ist genauso überholt wie das Scientific Management – vielmehr ist der Manager ein „Dienstleister“ seiner Mitarbeiter. Zu seiner Rolle gehört die Sicherstellung des reibungslosen Prozesses innerhalb seines Funktionsbereichs. Um dies zu sichern, stellt er seinen Mitarbeitern alle notwendigen Mittel zur Verfügung und arbeitet strategisch an Optimierungen der sein Team betreffende Prozesse. 

  1. Qualitäts- und Performancemanagement

Eine große Sorge vieler Organisationen ist die Wahrung der Qualitätsstandards bei Einführung von „Work Anywhere“. So ist es wichtig zu unterstreichen, dass die Maßnahmen im System Management und in Personalbereichen für eine Minimierung der kurzfristigen Effekte maßgeblich sind. Eine Organisation, die die Infrastruktur schafft, um weiter Qualität zu überprüfen und Performance zu tracken, wird kein Einbüßen in den Bereichen erleiden.

Ganz im Gegenteil zeigen Studien überdurchschnittliche Umsatzsteigerungen bei Unternehmen, die „Work Anywhere“ eingeführt haben.

Wichtige Maßnahmen dabei sind:

  • die Setzung von Teamzielen zu einem Mindestsatz von 30%, um weiterhin Teambewusstsein zu stärken
  • 1-on-1s (remote) mit Führungskräften umso wichtiger, um eine persönliche Ebene von Führungskraft-Team aufbauen zu können
  • Aufbau und Pflege von Lerninhalten in der Cloud, um Onboarding, Training und weitere Wissensvermittlung remote zu ermöglichen

Die Herausforderung des Performance Managements ist hierbei die korrekte Einschätzung und Lesart der Performancekurve und Ermittlung der größten Hebel. 

  1. Kulturwandel über alle Funktionsbereiche und Karrierelevels
  • Pilotieren, pilotieren, pilotieren …

Wie jede Veränderung innerhalb der Organisation sollte diese innerhalb eines interdisziplinären Kreises getestet werden. So können Prozessfehler schneller entdeckt und verbessert werden sowie Change-Agents abteilungsübergreifend für das Programm gewonnen werden.

Die „What‘s in it for me?“-Frage ist für alle betroffenen Bereiche zu beantworten –

  • Für das Unternehmen:

Flexibilität – Ausfall von Anfahrtszeiten ermöglicht flexibles WFM (z.B. kurze Früh- und Spätschichten unter Einhaltung der Ruhezeiten – 08:00-12:00 und 16:00-20:00)

Skalierbarkeit – niedrigere Grenzkosten und standortunabhängige Personalbeschaffung

Krankenquote – durchschnittlich 50% niedriger als bei Unternehmen ohne „Work Anywhere“

  • Für die Kunden: Im reinen Call- & Schrift-Bereich gibt es keine direkten positiven oder negativen Effekte auf Kunden. Im Account Management ermöglichen Remote-Teams eine geografische Streuung von Account Managern entsprechend der Kundenregion.
  • Für die Teammitglieder: In erster Linie, bietet „Work Anywhere“ Mitarbeitern geografische Flexibilität und höheren Work-Life-Balance.
  • Für die Führungsmannschaft: Team Konfliktpotenzial sinkt, verbesserte Produktivität durch Effizienz in der Planung und Überbrückung von Leerlaufzeiten

Zum Schluss: ein Mantra für den Wandel – „Freiheit durch Struktur“ – setzt voraus, dass die Organisation einen festen Rahmen bieten kann, denn „Freiheit“ erfordert feste Regelwerke, um innerhalb dieser im Sinne der Organisation agieren zu können. Wer auf feste Regelwerke verzichtet, gewinnt keine Freiheit – er gewinnt nur Chaos.

Roman Bodammer –  Berater

http://www.junokai.de


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