(c) JabraDie Krise und die Zeit danach stellen Unternehmen und Arbeitnehmer vor vielfältige Herausforderungen. Doch hier bieten sich jetzt auch Chancen und Möglichkeiten, Veränderungen zu starten, speziell beim Thema Arbeitsweisen und -umgebungen.
(c) GREGOR KNIPPER Managing Director EMEA Central Region bei Jabra Business Solutions
Kommunikation und Interaktion im eigenen Team, im Unternehmen und auch mit Kunden und Partnern werden auf die Probe gestellt, weil man sich nicht mehr oder seltener persönlich treffen kann. Daher ist es in dieser Situation noch wichtiger, miteinander zu sprechen und zu versuchen, Mitarbeiter wie Kunden zu verstehen. Denn jeder ist anders betroffen, empfindet die Krise und das Homeoffice unterschiedlich und hat mit anderen Herausforderungen zu kämpfen.
Chancen durch Videokonferenzen
Videokonferenzen sind hier ein hilfreiches und nützliches Mittel und können sogar produktiver sein als persönliche Meetings. Hierbei ist es unerlässlich, das Meeting so authentisch und nah an einem persönlichen Treffen wie möglich zu gestalten, damit alle Teilnehmer zufrieden sind. Dazu gehört dann eine Top-Ton- und Videoqualität, die man nur mit Business-Produkten erzielen kann. Mit Kreativität lassen sich per Video viele Dinge in ein Meeting einbauen, die eine solche Besprechung zum echten Highlight werden lassen. Ein sehr bewusst durchgeführtes Video Meeting ist oft ergebnisreicher als ein weniger durchdachtes Face-to-face Meeting. Virtuelle Meetings aus dem Homeoffice sind für viele neu und manchmal anstrengend, oft aber gibt der „private“ Touch, den diese Calls haben, ein besonderes Gefühl der Verbundenheit und dient so dem Vertrauensaufbau. Mitarbeiter vermissen das Persönliche, jedoch nicht die oft stressigen Reisen, die hohen Kosten und schon gar nicht die damit verbundenen Wartezeiten am Bahnhof, Flughafen oder auf der Autobahn.
Die festgelegte Agenda geplanter Meetings macht diese effizienter und sorgt für mehr greifbare Ergebnisse für das Unternehmen. Teilnehmer achten viel mehr darauf, die wirklich dringenden Fragen in kurzer Zeit zu klären.
Außerdem haben viele mehr Zeit und sind schneller für eine wichtige Besprechung verfügbar. Es sind auch mehr Meetings an einem Tag möglich bei gleichzeitig niedrigeren Kosten. Andere Mitarbeiter und Experten, die nicht mitgereist wären, können in ein Meeting geholt werden. Die festgelegte Agenda geplanter Meetings macht diese effizienter und sorgt für mehr greifbare Ergebnisse für das Unternehmen. Teilnehmer achten viel mehr darauf, die wirklich dringenden Fragen in kurzer Zeit zu klären. So bleibt dann mehr Zeit für Kollegen und Familie und die Work-Life-Balance. Die Teilnehmer sind präsent, aktiv und konzentrieren sich auf das Geschehen im Raum. Videomeetings sind also deutlich nachhaltiger und sparen Zeit und Reisekosten und bieten Mitarbeitern mehr Flexibilität beim Arbeiten von zu Hause aus.
4 TIPPS FÜR ERFOLGREICHE VIRTUELLE MEETINGS
Mehr als 67 % der Remote-Mitarbeiter werden bei Online-Meetings unterbrochen. Im Vergleich zu persönlichen Besprechungen sind Online-Meetings viel schwieriger zu leiten. Hier finden Sie vier Tipps für erfolgreiche virtuelle Meetings:
1. Nutzen Sie Video. Damit zeigen Sie Präsenz und Respekt. Video macht die virtuelle Zusammenarbeit persönlicher und ermöglicht produktivere und reibungslosere Meetings.
2. Machen Sie häufiger mal eine Pause für Fragen oder Feedback. Geben Sie anderen Teilnehmern Zeit für ihre Ausführungen und vermeiden Sie Unterbrechungen.
3. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen. So vermeiden Sie störende Hintergrundgeräusche.
4. Verfolgen Sie den Meeting-Chat. So können Sie Fragen aufgreifen oder eigene stellen, ohne die Redner zu unterbrechen.
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6 TIPPS FÜR VIDEOKONFERENZEN IM HOMEOFFICE
Homeoffice bedeutet für viele eine große Umstellung. Ganz zentral ist: Mitarbeiter brauchen einen Ort, an dem sie sich wohlfühlen und ungestört arbeiten können. Wir haben sechs Tipps zusammengestellt, damit Sie Ihren Arbeitsplatz zu Hause optimal einrichten und produktiv arbeiten können.
1. Richten Sie einen eigenen Arbeitsbereich ein. Es muss sich nicht um ein separates Zimmer handeln. Machen Sie jedoch deutlich, dass es sich um Ihren Arbeitsplatz handelt. Achten Sie darauf, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz möglichst ungestört arbeiten können und nicht abgelenkt werden. Achten Sie darüber hinaus auf eine natürliche Beleuchtung, gute Belüftung und eine ergonomische Arbeitsweise.
2. Schaffen Sie feste Abläufe, die Ihren Arbeitstag strukturieren. Es ist einfach, sich im Schlafanzug direkt an den Schreibtisch zu setzen, ohne gefrühstückt zu haben. Aber Sie sollten Ihren Tag wie gewohnt beginnen und auch die Kleidung tragen, mit der Sie sonst zur Arbeit gehen. Damit stimmen Sie sich auf den Arbeitstag ein und schaffen eine gesunde Routine.
3. Richten Sie Ihren virtuellen Arbeitsplatz ein. Ob Internet-Provider, Kommunikationssoftware oder eine professionelle Soundlösung, die mit gängigen Video- und Kommunikationsplattformen kompatibel ist – für die erfolgreiche Kommunikation und produktive Zusammenarbeit ist ein funktionierendes technologisches Ökosystem nötig.
4. Bleiben Sie in Kontakt. Kollegen arbeiten nicht länger gemeinsam im Büro. Arbeitsgewohnheiten und -routinen haben sich verändert. Sie müssen also neue Wege finden, um in Kontakt zu bleiben. Teilen Sie Ihrem Team über Ihren angezeigten Status oder per E-Mail mit, ob und wann Sie erreichbar sind.
5. Achten Sie auf Ihre Gesundheit. Haben Sie oft das Gefühl, dass nie der richtige Zeitpunkt für eine Pause ist? Die Arbeit von zu Hause aus kann sich positiv auf Ihre Work-Life-Balance auswirken. Abschalten kann jedoch schwer sein. Strukturieren Sie daher Ihren Arbeitstag und planen und legen Sie Pausen ein.
6. Stimmen Sie sich mit Ihrer Familie und dem Unternehmen ab. Setzen Sie sich klare Grenzen und bleiben Sie nicht ständig online, um erreichbar zu sein. Trennen Sie Arbeitszeit und Freizeit deutlich voneinander.
AUTOR: – GREGOR KNIPPER, MANAGING DIRECTOR EMEA CENTRAL REGION BEI JABRA BUSINESS SOLUTIONS
