RACI-Matrix – die große Hilfe im Projektmanagement
Ich bin seit mehr als 20 Jahren im Customer Service tätig und habe eine Vielzahl von Projekten verantwortet. Immer wieder musste ich feststellen, dass schnell der Überblick über die Vielzahl von notwendigen Tätigkeiten und deren Zuständigkeiten innerhalb der monatelangen Projektphase verlorengeht und man häufig das eine oder andere vergisst.
Um dies zu verhindern, ist es ratsam, ganz zu Beginn der Projektphase eine RACI-Matrix zu erstellen, um für alle Beteiligten mehr Transparenz über die Verantwortlichkeiten sowie eine stetige Information zu sorgen.
Zunächst einmal: Was ist eine RACI-Matrix?
Einfach ausgedrückt ist es ein Tool, das Aufgaben und Verantwortlichkeiten gegenüber Aufgaben innerhalb eines Projekts identifiziert. RACI ordnet Aufgaben und Projektschritte den Rollen und Personen in deinem Projekt zu. Entscheidungsfindung und Verantwortlichkeiten werden jeder Rolle und Person zugewiesen und sorgt für eine frühzeitige Einbindung und Information. RACI steht für:
R – Responsible (Verantwortlichkeit für die Durchführung)
Hier sollte die Person benannt werden, die die Aufgabe oder das Ergebnis erarbeitet. Diese Person ist dafür verantwortlich, die Arbeit zu erledigen oder die Entscheidung zu treffen. Es kann manchmal mehr als eine Person sein, aber man sollte versuchen, die Anzahl der beteiligten Personen zu begrenzen.
A – Accountable (Verantwortlichkeit für die Aufgabe)
Diese Person oder Position ist für die Gesamterfüllung der Aufgabe oder des Ergebnisses verantwortlich, steuert somit alle weiteren Mitarbeiter und Personen, die für die Durchführung verantwortlich sind. Diese Verantwortung sollte am besten bei einer einzelnen Person liegen, um somit Klarheit über die Zuständigkeit zu schaffen. Dies ist oft ein Abteilungsleiter oder ein System-Verantwortlicher. Ebenfalls muss diese Person die korrekte Durchführung und das Ergebnis prüfen.
C – Consulted (fachliche Beratungsunterstützung)
Hier sind oft die Personengruppen gemeint, die für die Beratung hinzugezogen werden können. Es handelt sich hierbei meist um System-Experten oder anderweitige Spezialisten.
Diese Personen befinden sich stets im engen Austausch mit den Verantwortlichen der Aufgaben und sorgen somit für gemeinschaftliche Erfüllung der Aufgaben.
I – Informed (zu informieren)
Ist eine Aufgabe erledigt oder sind gewisse Informationsschritte notwendig, sind die Personen mit Status “Informed” zu informieren. Der Informationsfluss findet lediglich einseitig statt. Hierbei kann es sich auch um Gruppen und Abteilungen handeln, die z.B. mit dem Versand einer Mail zu einem Gruppen/Abteilungs-Postfach informiert werden können. Somit ist ein Informationsfluss sichergestellt, der während des Fortschritts sein kann, oder wenn die Aufgabe erledigt oder das Ergebnis fertiggestellt ist.
Welche Vorteile erziele ich durch den Einsatz einer RACI-Matrix?
Vereinfachung der Kommunikation
Die Bereitstellung einer RACI kann nützlich sein, um sich auf die gesamte Lebensdauer eines Projekts zu konzentrieren. Anstatt jede einzelne Person in jede einzelne Entscheidung einzubeziehen, können Sie die Kommunikation vereinfachen, die richtigen Personen zur richtigen Zeit einbeziehen und die Freigabe und Entscheidungsfindung beschleunigen. Wiederkehrende und somit regelmäßige Kommunikation ist sichergestellt verliert innerhalb der Projektphase nicht an Bedeutung.
Klare Vergabe von Zuständigkeiten und Verantwortung
Da in einer RACI-Matrix alle Beteiligten, ob in der Rolle der Verantwortenden oder in der Rolle der Unterstützenden genannt sind, verliert man in keiner Phase des Projektes die notwendige Zuarbeit aller mitwirkenden Personen.
Vermeidung von Arbeitsüberlastung und Silos
Wir alle wissen, wie oft ein Projektmanager mehrere Aufgaben gleichzeitig hat, viel Verantwortung übernimmt und oft mehrere Positionen in einem Projekt abdeckt. Die RACI- Matrix kann ein nützliches Hilfsmittel sein, um zu delegieren und durch die klare Zuordnung der Tätigkeiten eigenständige Arbeitsprozesse anzustoßen, ohne dass jeder einzelne Arbeitsanteil immer durch den Projektleiter angestoßen werden muss. Es hilft auch, einen Single Point of Failure zu vermeiden, bei dem das gesamte Wissen und die Verantwortung für eine Aufgabe auf einer einzigen Person ruht, wodurch Silos entstehen.
Klare Erwartungen
Wenn eine RACI-Matrix zu Beginn eines Projekts erstellt wird, sind die Erwartungen an die Beteiligten klar definiert. Die am Projekt beteiligten Personen sollten klar erkennen können, wo und an welchen Aufgaben sie beteiligt sein müssen. Diese Matrix hilft dabei, Verwirrung zu vermeiden, indem sie klar zeigt, wer für die Erledigung einer Aufgabe verantwortlich ist. Es wird den Beteiligten ermöglichen, zu wissen, welche Informationen sie wann im Rahmen des Projekts bekommen werden.
Ressourcen frühzeitig aufzeigen und sicherstellen
Alle Personen, die in einer RACI-Matrix aufgeführt und beteiligt werden, sind ein wichtiger Bestandteil des Projektes und werden über einen gewissen Zeitraum benötigt. Eine Anmeldung der Projektunterstützung wird somit angezeigt und zum notwendigen Zeitpunkt sichergestellt.
Auf was muss ich bei der Erstellung einer RACI-Matrix achten?
Schritt 1: Projektrollen sowie beteiligte Personen identifizieren
Überlegen Sie sich genau, wer in welcher Phase beteiligt sein kann. Eine Zuordnung nach Namen im ersten Wurf einer RACI-Matrix erleichtert den Anfang. Später können darauf auch Rollen oder Gruppen gebildet werden, wenn zum Beispiel eine Aufgabe durch eine Abteilung erledigt wird.
Schritt 2: Projektaufgaben oder Leistungen identifizieren
Aufgaben und Ereignisse sind zu identifizieren und in der RACI-Matrix einzutragen. Hier kann es sinnvoll sein, sich stichpunktartig auch an einem Projektplan oder einer Projektplanung anzulehnen und die Aufgaben der einzelnen Phasen zu übernehmen.
Oft wird es noch ein paar mehr als diese geben, aber man sollte versuchen, nicht zu detailliert zu sein, sonst könnte das Diagramm zu komplex werden, um es später effektiv zu nutzen.
Schritt 3: Weise die RACI jeder Rolle und Aufgabe zu
Arbeiten Sie jede Aufgabe ab und denken über die verschiedenen Rollen nach und wofür sie verantwortlich sein sollten. Jede Aufgabe oder Leistung sollte mindestens einen Zuständigen und einen Verantwortlichen haben. Vergewissern Sie sich, dass es nur eine Rolle oder einen Namen gibt, der dem Verantwortlichen zugeordnet ist. Denken Sie genau darüber nach, wer während der laufenden Aufgabe konsultiert und wer nach Abschluss der Aufgabe informiert werden sollte.
Schritt 4: Absprache mit den wichtigsten Projektbeteiligten
Stimmen Sie sich mit allen Projektbeteiligten ab und erstellen Sie die RACI-Matrix gemeinschaftlich. Achten Sie darauf, diese so kompakt und klar wie möglich zu halten, um zeitaufwändige Diskussionen zu vermeiden und für alle Beteiligten eine klare Zuordnung aufzuzeigen.
Schritt 5: Nutzung während der gesamten Laufzeit des Projekts
Eine Nutzung während der gesamten Projektlaufzeit ist zu empfehlen, da nur so eine gleichbleibende Qualität in der Projektdurchführung und der Kommunikation gewährleistet ist.
Fazit
Eine RACI-Matrix begleitet sie während der gesamten Projektphase und gibt stets einen guten Überblick über die Verteilung der Verantwortung und der Zuständigkeiten, sowie über den notwendigen Informationsfluss. Selbst in Phasen, in denen sich jemand innerhalb seines Urlaubs vertreten lässt und somit Aufgaben oder Verantwortung abgibt, behalten sie den Durchblick. Eine RACI ist ein sehr nützliches Dokument, solange es eine gemeinsame Bemühung gibt, sie über den Beginn eines Projekts hinaus zu verwenden und zu aktualisieren. Achten Sie darauf, dass Sie von Anfang an die Bedürfnisse Ihres Projekts einschätzten und die RACI fit für ihren Zweck machen. Achten Sie darauf, dass jeder die Begriffe versteht, die Sie verwenden.
Udo Ociepka – Senior Consultant
