junokai Tipp der Woche – KW05 2020

Change-Management – die Veränderung gestalten, ohne die Mitarbeiter zu verlieren
Immer wieder erlebe ich in Unternehmen, das der dauernde Wandel – auch Change genannt – mit großer Energie und hohem Einsatz begonnen wird. Im Laufe der Umsetzung verliert das Ganze dann schnell an Fahrt, weil betroffene Mitarbeiter nicht so recht mitziehen, unverständig oder passiv sind oder gar bremsen. Der Mensch ist eigentlich ein Gewohnheitstier – unserem Gehirn haben wir die eingebaute Change-Aversion zu verdanken. Es liebt Routine und die Wiederholung, weil das viel kraftsparender und sicherer ist. Wie kann man dann aber Widerständen vorbeugen?

Change und Changemanagement
Folgende Anlässe sind typische Situationen, in denen Change-Aktivitäten in Unternehmen gestartet werden:

Veränderung der Technik:
Gerade im Bereich des Kundenservice kommen die Treiber für einen Change oft aus dem technologischen Bereich. Langjährig erprobte Systeme werden durch neue Lösungen ersetzt, Abläufe und Prozesse müssen sich schnellstens ändern. Mitarbeiter müssen geschult werden, Kunden miteinbezogen und gegebenenfalls muss das Geschäftsmodell angepasst werden.

Veränderung der Unternehmensstruktur:
Unternehmen schließt sich z.B. mit einem anderen Unternehmen zusammen. Im Change werden die Strukturen der Beiden harmonisiert, Prozesse angepasst, personelle Synergien werden genutzt und Kundenstämme zusammengefasst. 

Veränderung der Personalstruktur:
Neue Gesichter tauchen innerhalb der Geschäftsleitung auf oder im Rahmen eines ″Flache-Hierarchie-Projektes″ werden z.B. Abteilungsleiter zu Teamleadern. Manchmal steigt ein neuer Geschäftsführer ein, der seine eigenen Leute mitbringt: Wie auch immer, es bedeutet Veränderung und auf diese wird sich ein Unternehmen entsprechend vorbereiten müssen. Neben dem eigentlichen Change, oft als Projekt aufgesetzt, muss also mit geeigneten begleitenden Maßnahmen unterstützt werden (Change-Management). So gilt es den Erfolg eines Change-Projektes nachhaltig zu gewährleisten und dauerhaft im Unternehmen zu verankern.

Was sind die Herausforderungen? Was läuft schief? Was kann man dagegen tun?
Die große Herausforderung beim Change-Management ist nicht der Change – die Veränderung – an sich, sondern wie diese umgesetzt werden kann.

Die meisten Unternehmen haben die Notwendigkeit für Change-Management längst erkannt, doch oft hapert es an der Umsetzung. Viele Veränderungsprozesse scheitern – am Widerstand der Beteiligten, an mangelnder Kommunikation oder an fehlendem Know-how.

Folgende häufige Fehler lassen sich ausmachen:

  • Mitarbeiter werden nicht einbezogen

Stellen Sie sich vor sie sind langjähriger Mitarbeiter eines Unternehmens. Eines Tages lesen Sie im Intranet, das Ihr Unternehmen per nächstem Monat mit einem großen Mitbewerber fusioniert. Es werden die neue Firmierung sowie allgemeine Beschreibungen über den zukünftigen Weg des Unternehmens kommuniziert.

Die nächsten Wochen werden keine weiteren Neuigkeiten veröffentlicht, obwohl schon zahlreiche Führungskräfte des (ehemaligen) Mitbewerbers im Hause ein- und ausgehen.

Glauben Sie, dass Sie als Mitarbeiter nun mit Optimismus und Zuversicht diese Veränderung beurteilen oder wären Sie skeptisch, eher vorsichtig und zurückhaltend und würden vielleicht sogar vermuten, dass die Fusion wohl ja nichts Gutes für Sie bringen wird?

Genauso sträflich ist es, nach der Kommunikation von Maßnahmen innerhalb des Change keine regelmäßigen Feedbacks von den betroffenen Mitarbeitern einzuholen. Nur so könnte man Orientierung schaffen, inwieweit die Maßnahmen bei den Mitarbeitern „angekommen“ sind und mitgetragen werden.

  • Das Change-Vorhaben wird von der Geschäftsleitung nicht ausreichend unterstützt

Im Rahmen eines Change-Prozesses fällt der Geschäftsleitung/Führung als oberstem Promoter für das Vorhaben eine sehr wichtige Rolle zu. Eine starke Unterstützung von dieser Seite bewirkt den gleichen Effekt bei den Mitarbeitern. Nur was von allen als dauerhaft wichtig angesehen wird, ist nachhaltig in einem Unternehmen implementiert.

  • Zu viele Change-Vorhaben in einem kurzen Zeitraum parallel oder kurz nacheinander

Die Notwendigkeit von Change wurde ja schon angesprochen und auch der Umstand, dass in Zeiten disruptiver technischer Veränderungen die Umsetzungsgeschwindigkeit von Veränderung hoch sein muss.

Das ändert aber nichts daran, dass jede Organisation nur begrenzte Kapazitäten für die Bewältigung von Change-Prozessen zur Verfügung stellen kann. Schließlich muss parallel noch das eigentliche genauso wichtige Tagesgeschäft abgebildet werden. Auch Kunden sind ggf. irritiert, wenn sich zu viele Dinge in kurzer Zeit oder gar gleichzeitig ändern.

  • Change-Projekte widersprechen sich inhaltlich

Dieser Umstand tritt oft bei aufeinanderfolgenden Change-Projekten auf. Insbesondere wenn ein Wechsel in der Führung erfolgte, wird das Ruder gerne einmal „herumgerissen“ und Entscheidungen von Vorgängern werden ins Gegenteil korrigiert. Der Change wird also sozusagen umgekehrt, es fließen neue Bemühungen, Aufwendungen und Zeit in die Wiederherstellung alter Zustände. Bei solchen Vorhaben verlieren die Change-Prozesse sehr häufig die Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter, selbst bei einem guten Change-Management.

  • Parallele Change-Projekte haben sich widersprechende Ziele

Dies kommt besonders in größeren Unternehmensstrukturen vor. Verschiedene Unternehmensbereiche planen unabhängig voneinander, ggf. besteht sogar eine Art Konkurrenz. Die Unternehmensleitung unterstützt keine der Veränderungen besonders engagiert, insofern sind das Ergebnis am Ende eher verständnislose Mitarbeiter.

  • Change Projekte sind nicht klar umrissen oder das Ziel ist nicht klar definiert

Dies sind große Mängel in echten Change-Projekten, auch wenn es zunächst in den ersten Phasen oft gar nicht auffällt.  Erst wenn dann der Change-Prozess kurz vor dem Abschluss steht, wird plötzlich deutlich, dass verschiedene Beteiligte unterschiedliche Vorstellungen vom Ergebnis und vom Verlauf des Projektes hatten. Auch wenn heutzutage viele Change-Prozesse in Unternehmen scheitern oder nicht nachhaltig wirken, die Formel für eine erfolgreiche Implementierung einer Innovation oder die Umsetzung einer neuen Struktur mit voller Unterstützung der beteiligten Mitarbeiter ist eigentlich gar nicht so schwierig, wenn man ein paar wichtige Grundregeln beachtet:

  • Augenmaß – Überfordern Sie Ihr Unternehmen nicht mit zu viel Change in zu kurzer Zeit. „Rückabwicklungen“ sollte man vermeiden, denn sie stoßen meist auf großes Unverständnis.
  • Abgrenzung – Definieren Sie in Change-Prozessen genau, um welche Veränderung es sich hier handeln soll, wer beteiligt ist, wie die Rollen verteilt sind und was das Ziel der Veränderung sein wird. Investieren Sie diesbezüglich genügend Zeit in eine genaue Dokumentation.
  • Unterstützung – Wichtige Change-Prozesse müssen im Fokus der Führung sein. Was die Führung fokussiert, wird von Mitarbeitern als wichtig erachtet und bei richtigem Change-Management mitgetragen.
  • Projekte versus Change-Management – Planen Sie innerhalb von Change-Projekten genügend Freiräume für das begleitende Change-Management. Das bedeutet vor allem begleitende Kommunikation in Form von Roadshows, Befragungen und sonstige aktive Beteiligungen der Betroffenen.
  • Kompetenz – Besetzen Sie Schlüsselpositionen im Change mit Personen, die methodensicher agieren können und durch gute Kommunikation die Beteiligten „mitnehmen“.
  • Tempo-Limit – Drosseln Sie das Tempo des Change-Prozesses, wenn die Gefahr besteht, dass die Mitarbeiter oder Kunden den Anschluss verlieren. Wandel benötigt genügend Zeit, auch wenn oft ambitioniert geplant wird.
  • Weniger Bauchgefühl – Planen Sie Ihre Change-Aktivitäten ausreichend genau, schnelles Agieren auf Basis von Erfahrungen aus der Vergangenheit kann für Neuerungen oft nicht anwendbar sein.
  • Change-Bremser – Gehen Sie mit kritischen Stimmen von Seiten der Mitarbeiter kreativ um, kommunizieren und diskutieren Sie auf Augenhöhe, denn vielleicht gibt es ja doch noch einen Aspekt, der nicht ausreichend berücksichtigt wurde.

Change-Management ist eine wichtige Aufgabe und eine Herausforderung in Veränderungsprozessen. Keine Unternehmung ist wie die andere, insofern gibt es verschiedene Wege und Strategien, den Change anzugehen und zu bewältigen.

Vom Change-Management ist es abhängig, ob Veränderungen nachhaltig und zum Nutzen des Unternehmens sind. Ein Erfolgsschlüssel ist die Art und Weise, wie mit den beteiligten Menschen umgegangen wird und diese im Rahmen des Wandels eingebunden und mitgenommen werden.

Michael Fürst – Berater
http://www.junokai.de

 


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