junokai Tipp der Woche – KW25 2020

Projekte termingerecht umsetzen – kein leichtes Unterfangen.


Ihnen fällt jetzt bestimmt ein: „Das ist doch einfach“. Einen Projektplan geschrieben, alle notwendigen Aktivitäten aufgenommen, eine grobe Aufwandsschätzung vorgenommen und los geht’s. Aus über 20 Jahren Erfahrung mit eigens verantworteten Projekten als Projektleiter und vielen begleiteten Projekten als Fachexperte, Berater und Teilprojektleiter kann ich versichern, dass die Wirklichkeit leider etwas anders aussieht. In einer Vielzahl von Projekten, die ich begleiten oder beobachten durfte, war die Herangehensweise der Projektplanung jeweils sehr unterschiedlich und hatte extremen Einfluss auf den jeweiligen Projektverlauf. Dabei sind mir immer wieder zwei der wichtigsten, aber auch kritischsten Faktoren aufgefallen: Ressourcen und Aufwände! Bei vielen Projekten, die nicht termingerecht fertiggestellt wurden, waren genau diese Faktoren Ursache dafür und haben gezeigt, dass die Schätzung vor Projektbeginn nicht intensiv genug durchgeführt wurde. Ich möchte mich in diesem Tipp der Woche aus diesem Grunde ausschließlich mit diesen beiden Schwerpunktthemen befassen.

Ermittlung des Ressourcenbedarfes
Damit innerhalb des für das Projekt aufgestellten Projektplanes die Vorgänge abgearbeitet werden können, müssen Ressourcen eingesetzt werden. Stellen Sie hierzu einen Ressourcenstrukturplan auf. Dieser ordnet die zur Verfügung stehenden Ressourcen nach ihrem Wissenstand bzw. ihrem Können oder ihrer Ausbildung. Somit bekommen Sie eine spezielle Sicht auf die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter. Fällt zum Beispiel vor Beginn einer bestimmten Aufgabe ein erfahrener Mitarbeiter aus, kann dieser zwar durch Ersatz-Personal ausgeglichen werden, allerdings benötigt dieser Mitarbeiter zur Umsetzung circa 25 Prozent mehr Zeitaufwand, da dieser nicht so tief im Thema ist und sich erst einarbeiten muss.

Gehen Sie in Ihrer Planung immer davon aus, dass wichtige Wissensträger oder Fachpersonal und somit Ihre innerhalb der Projektplanung wichtigen Vorgangsressourcen plötzlich nicht in vollem Umfang zur Verfügung stehen oder komplett ausfallen. Ebenso ist eine Reservierung der Ressourcen wichtig. Gerade wenn Ressourcen aus anderen Fachbereichen im Projekt involviert sind, können zum Beispiel andere Projekte mit höherer interner Firmenpriorität plötzlich diese Ressourcen blocken und somit direkt Einfluss auf Ihren Projektverlauf nehmen.

Schätzung der Aufwände
Hier unterscheide ich nach Aufwand und Dauer. Aufwand ist die Arbeit, die erforderlich ist, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Aufwandsorientierte Vorgänge lassen sich durch das Jonglieren mit Ressourcen verkürzen bzw. verlängern. Der Vorgang ist dann beendet, wenn die Arbeit erledigt ist. Zum Beispiel kann man gezielt Programmieraufwand auf mehrere Programmierer verteilen und somit Zeit einsparen. Die Dauer dagegen ist der Zeitraum, der dazu benötigt wird. Auf dauerorientierte Vorgänge ist der Einsatz von Ressourcen wirkungslos. Der Vorgang ist dann beendet, wenn die Zeit abgelaufen ist. Beispiel hier sind Prozesse, wie Firewall-Freischaltungen, die angestoßen werden, aber erst per System in der Nacht durchgeführt werden können. Hier nutzt es nichts, wenn zwei Personen darauf warten. Um die Qualität der Schätzungen zu verbessern, sollten die Schätzung von Experten durchgeführt werden, die auch für die Ausführung dieser Aufwände verantwortlich sind und auf Basis von persönlichen Erfahrungen sowie Erfahrungen aus vergangenen Projekten einfließen lassen.

Ich nehme mir zu Projektbeginn hierfür genügend Zeit, um mich mit allen Projektbeteiligten zusammen zu setzen und genau diese Szenarien durchzuspielen:

  • Wer wird benötigt
  • Wer muss beauftragt oder offiziell angefordert werden (intern sowie extern)
  • Was passiert, wenn bestimmte Personen z.B. krankheitsbedingt ausfallen
  • Welchen Einfluss hat ein solcher Ausfall auf die Vorgangsdauer
  • Wer kann übernehmen
  • Wird sogar externe Unterstützung benötigt
  • Wie dicht komme ich mit meiner Schätzung an den tatsächlichen Projektverlauf

Fazit: Nehmen auch Sie sich die Zeit in Ihren zukünftigen Projekten, die Sie brauchen, um diese wichtigen Erfolgsfaktoren sorgfältig zu ermitteln und somit eine zuverlässigere Projektgrundlage zu schaffen. Belohnen Sie sich durch eine intensive Vorbereitung mit einem termingerechten Projektabschluss.

Udo Ociepka – Senior Berater

http://www.junokai.de


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