Jabra_PanaCast_Speak 710_home office daisychainHerausforderungen und Chancen der Digitalisierung im Büroalltag
Nach wie vor ist die Digitalisierung eines der wichtigsten und größten Projekte in deutschen Unternehmen, die sie immer auch vor vielfältige Herausforderungen stellt. Digitale Tools aller Art und die passende Hardware müssen ausgewählt und angeschafft werden, gleichzeitig erfolgen umfassende Veränderungen in der Firmenkultur, die ebenfalls gemeistert werden müssen. Digitalisierung bedeutet schließlich nicht nur, Daten besser für den Geschäftserfolg zu nutzen, sondern auch, Mitarbeitern neue Tools an die Hand zu geben, mit denen sie sich untereinander besser austauschen und effizienter arbeiten können. Damit das gelingt, müssen Entscheider und Mitarbeiter an einem Strang ziehen, was oft schwieriger werden kann, als es zunächst aussieht.
Gregor Knipper, Managing Director EMEA Central Region bei Jabra Business Solutions
Herausforderungen erfolgreich meistern
Der Widerstand der Mitarbeiter gegen neue Tools hat zumeist zwei Gründe: Einerseits entstehen durch die Digitalisierung und die damit verbundenen Entwicklungen rund um neue Arten des Arbeitens große Ängste. Technologien wie künstliche Intelligenz werden stärker eingesetzt und sorgen in vielen Bereichen für weitreichende Veränderungen. Besonders die sogenannten Wissensarbeiter sehen sich in Konkurrenz zu dieser Computerintelligenz und fürchten um ihren Arbeitsplatz. So kommt es zu Vermeidungstendenzen und gerade diejenigen, die die Digitalisierung mit Hochdruck vorantreiben müssten, treten bei vielen Projekten eher auf die Bremse. Der zweite Grund ist viel simpler und dennoch nicht weniger wichtig: Mitarbeiter fühlen sich von Unternehmen und Entscheidern schlicht nicht mitgenommen. Das passiert immer dann, wenn sie einfach neue Technik oder Tools bekommen, ohne zuvor in die Entscheidungen darüber eingebunden worden zu sein. Oft wird auch der konkrete Nutzen der neuen Tools nicht kommuniziert. Für beide Fälle heißt die Lösung Change Management. Dieses muss bereits früh ansetzen, um Ängste abzubauen und gleichzeitig Begeisterung für Veränderungen und neue Prozesse zu entfachen. Gleichzeitig muss das Augenmerk auf jeden Mitarbeiter gerichtet werden: Welcher Arbeit geht er genau nach? Vor welchen Herausforderungen steht er und wie kann man diese lösen? Nur dann fühlen sich Mitarbeiter so sicher und wohl, dass sie die Digitalisierung aktiv vorantreiben.
Chancen für die Zukunft nutzen
Bei allen Herausforderungen, denen sich Unternehmen im Zuge der Digitalisierung stellen müssen, gibt es auch beträchtliche Chancen. Für Firmen wird es beispielsweise einfacher denn je, ihre Produkte und Services auf dem globalen Markt anzubieten und gleichzeitig auf Ressourcen in der ganzen Welt zurückzugreifen. Konkrete Zahlen zu diesen Chancen bietet der Telekom-Digitalisierungsindex, bei dem knapp 2.500 kleine und mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen befragt wurden. Das Ergebnis: Die Gruppe der „Digital Leader“ ist in allen Bereichen – von Absatz über Produkt- und Servicequalität bis zur Anzahl neuer Ideen und Innovationen – mit ihren Unternehmenskennzahlen viel zufriedener als der Durchschnitt. Für die Mitarbeiter dagegen werden Arbeitsplätze flexibler und kreativer als je zuvor, wovon im Endeffekt auch Unternehmen wieder profitieren. Denn die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wann, wo und wie Arbeitsnehmer arbeiten, ist keineswegs ein Phänomen, das nur in der jungen Generation auftritt. Bereits jetzt besetzt die Generation Y rund die Hälfte aller Arbeitsplätze und legt dabei besonderes Augenmerk auf Faktoren wie Work-Life-Balance oder die Möglichkeit zu remotem Arbeiten. Mit der kommenden Generation Z werden diese Ansprüche nur noch steigen und Unternehmen tun gut daran, sich bereits jetzt darauf einzustellen und für zukünftige Arbeitnehmer attraktiv zu bleiben. Neben dem eigenen Arbeitsplatz verändert sich auch die Art der Zusammenarbeit, eine globalisierte Wissensarbeit ist der neue Standard. Mit moderner Audio- und Videokonferenztechnik sind effiziente Meetings über Länder und Kontinente hinweg möglich. Dabei lohnt es sich, auf hochwertige Technik zu setzen, denn gerade bei Mitarbeitern, die aus verschiedenen Ländern und Kulturen stammen und die alle nicht in ihrer Muttersprache kommunizieren, können Missverständnisse dank Video einfach und schnell aus der Welt geschafft werden.
Konzept Großraumbüro
Neben dem Austausch mit Kollegen rund um den Globus sind auch produktive Gespräche mit den Mitarbeitern vor Ort an der Tagesordnung. Daher gehört zur modernen Arbeitswelt für viele auch das Großraumbüro dazu. Eine Studie von Jabra zeigt, dass rund zwei Drittel der Vorstandsebene (61 Prozent) der Meinung sind, dass die Arbeit im Großraumbüro produktiver ist als in anderen Raumkonstellationen. Im extremen Kontrast dazu steht die Ansicht der Wissensarbeiter: Nur 17 Prozent der Befragten bevorzugen das Großraumbüro, die überwältigende Mehrheit ist in Einzel- oder Privatbüros am produktivsten. Zu den größten Produktivitätskillern im Großraumbüro zählen Unterbrechungen durch Kollegen (56 Prozent), Kollegen, die den Mitarbeiter ansprechen (55 Prozent) sowie der Lärmpegel (45 Prozent). Für Entscheider bedeutet dieses eindeutige Ergebnis vor allem, Mitarbeitern optimal passende, flexible Hard- und Softwarelösungen zur Verfügung zu stellen, mit denen sie diesen Herausforderungen begegnen und effizient arbeiten können. Hilfreich kann hier eine Arbeitsplatzanalyse sein, um herauszufinden, welche Lösung für den individuellen Mitarbeiter die richtige ist. Wichtig ist beispielsweise das optimale Headset, um Lärm und Störungen im Großraumbüro auf ein Minimum zu reduzieren. Modelle wie die neue Evolve2-Serie von Jabra bieten darüber hinaus das sogenannte „Busylight“ – ein rotes Licht an beiden Ohrmuscheln, das sich einschaltet bzw. immer dann eingeschaltet werden kann, wenn der Mitarbeiter gerade konzentriert arbeitet und signalisieren möchte, dass er daher nicht gestört werden will. Derartige Lösungen in Kombination mit der Möglichkeit zu remotem Arbeiten geben Arbeitnehmern das Gefühl, auf alle anstehenden Aufgaben bestens vorbereitet zu sein.
Digitalisierung als Chance begreifen
Die Digitalisierung wird Unternehmen also in allen Bereichen erheblich verändern – ob Unternehmenskultur oder Arbeitsplatz. In der derzeitigen Situation ist vor allem das Modell Homeoffice vorherrschend und viele Unternehmen, die sich bisher dagegen gewehrt haben, stellen fest, dass remotes Arbeiten durchaus funktioniert bzw. die Produktivität sogar steigt. Zukünftig ist also mit einer größeren Akzeptanz dieses Arbeitsmodells zu rechnen, trotzdem wird nicht jeder Arbeitsplatz automatisch mobil werden, auch weiterhin wird der eher traditionelle Schreibtisch mit Desktop-PC und Telefon ihre Berechtigung haben. Doch dazu entwickeln sich immer mobilere Varianten mit Laptop, Headsets und nicht an feste Orte und Zeiten gebundenen Formen des Arbeitens – immer abhängig vom jeweiligen Job und Mitarbeiter-Typ. Oft muss die Balance zwischen diesen beiden Modellen auch in einem Unternehmen gefunden werden. Hier ist das bereits erwähnte frühzeitige Change Management und der Dialog mit den jeweiligen Mitarbeitern unerlässlich, um Mitarbeiter abzuholen, für ein Umdenken zu sorgen und für alle Seiten die beste Lösung zu finden.
AUTOR: -Gregor Knipper, Managing Director EMEA Central Region bei Jabra Business SolutionsRed./Jabra
